关于发信日期的写法，应注意以下几点：

　　①年份应完全写出，不能简写。

　　②月份要用英文名称，不要用数字代替。

　　③月份名称多用公认的缩写式。但may， june， july，因为较短，不可缩写。

　　④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词lst， 2nd， 3rd， 4th， 5th，……28th， 29th， 30th， 31lst等。但最好用基数词，简单明了。

　　日期可有下列几种写法：

　　①oct. 20， 2004

　　②10 may.， 2004

　　③3rd june， 2004

　　④sept. 16th， 2004

　　其中，①最为通用。

　　2.信内地址（inside address， introductory address）

　　信内地址收信人的姓名和地址，写在信纸的左上角，从信纸的左边顶格开始写，低于写信人地址和发信日期一二行，也分并列式和斜列式两种，但应与信端的书写格式保持一致。其次序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行，例如：

　　①并列式

　　ms. joanna kerry

　　peking university

　　haidian district， 100871

　　beijing

　　china

　　②斜列式

　　ms. joanna kerry

　　peking university

　　haidian district，100871

　　beijing

　　china

　　3.称呼（salutation）

　　对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内地址一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但美国和加拿大英语则多用冒号。称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。

　　给外国人写英文信时，称呼用语要注意以下几点：

　　①对没有头衔的男性一般称呼mr.。mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如对的称呼，应该是：mr.或mr. white，不可是：mr. phil.若称呼多个男性，则在姓名前用mr.的复数形式messrs.。对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼，例如：messrs. black and brothers布莱克兄弟公司。

　　②对女性一般称呼mrs.，madam或miss.mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前madame此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前mrs.没有复数形式。若称呼多个女性，则在姓名前用mme.的复数形式mmes.而对以女子名字为名称的公司、企业可用mesdames称呼。miss多用于未婚女子，此词可缩写为ms，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。

　　③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。例如professor（缩写为prof.），doctor（缩写为dr.），general （缩写为gen.）。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如prof.（phil）white等。

　　④对外公函中对收信人的称呼，可用gentlemen（而不是gentleman），dear sir （s）和my dear sir（s）等。gentlemen之前不能加dear，后面也不能带姓名。用sirs时，前面常用dear一词，但也可单独用sir.若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用madam或其复数mesdames.

　　⑤对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用（dear）sir，（dear）mr. chairman，（dear）mr. premier，（my dear）mr. ambassador，your excellency（复数为excellencies）。

　　⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以sir称呼，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用madam称呼。有时也用your majesty称呼以表示。客气和尊敬your majesty可兼指男性和女性，其复数为your majesties.

　　⑦对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用（dear）sir或（dear）madam但在正式尊称时，一般用your highness （复数为highnesses）。