应用文写作之私人和公务信函(一)
来源:编辑:发布时间:2006年7月13日
内容导读:
关于发信日期的写法,应注意以下几点:
①年份应完全写出,不能简写。
②月份要用英文名称,不要用数字代替。
③月份名称多用公认的缩写式。但may, june, july,因为较短,不可缩写。
④写日期时,可用基数词1,2,3,4,5,……28,29,30,31等,也可用序数词lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th,……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基数词,简单明了。
日期可有下列几种写法:
①oct. 20, 2004
②10 may., 2004
③3rd june, 2004
④sept. 16th, 2004
其中,①最为通用。
2.信内地址(inside address, introductory address)
信内地址收信人的姓名和地址,写在信纸的左上角,从信纸的左边顶格开始写,低于写信人地址和发信日期一二行,也分并列式和斜列式两种,但应与信端的书写格式保持一致。其次序是,先写收信人姓名、头衔和单位名称,占一二行,然后写地址,可占二至四行,例如:
①并列式
ms. joanna kerry
peking university
haidian district, 100871
beijing
china
②斜列式
ms. joanna kerry
peking university
haidian district,100871
beijing
china
3.称呼(salutation)
对收信人的称呼应自成一行,写在低于信内地址一二行的地方,从信纸的左边顶格开始写,每个词的开头字母要大写,至于末尾处的符号,英国人用逗号,但美国和加拿大英语则多用冒号。称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。
给外国人写英文信时,称呼用语要注意以下几点:
①对没有头衔的男性一般称呼mr.。mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前,不可只用在名字之前,例如对的称呼,应该是:mr.或mr. white,不可是:mr. phil.若称呼多个男性,则在姓名前用mr.的复数形式messrs.。对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼,例如:messrs. black and brothers布莱克兄弟公司。
②对女性一般称呼mrs.,madam或miss.mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前,或姓氏和名字之前,一般不用在名字前madame此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前mrs.没有复数形式。若称呼多个女性,则在姓名前用mme.的复数形式mmes.而对以女子名字为名称的公司、企业可用mesdames称呼。miss多用于未婚女子,此词可缩写为ms,用于姓氏之前或姓氏和名字之前,一般不用于名字之前。
③对收信人的称呼,也可用头衔或职位的名称,不分性别。例如professor(缩写为prof.),doctor(缩写为dr.),general (缩写为gen.)。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前,如prof.(phil)white等。
④对外公函中对收信人的称呼,可用gentlemen(而不是gentleman),dear sir (s)和my dear sir(s)等。gentlemen之前不能加dear,后面也不能带姓名。用sirs时,前面常用dear一词,但也可单独用sir.若收信人是妇女,则无论已婚或未婚,都可单独使用madam或其复数mesdames.
⑤对外国高级官员的称呼,如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等,可用(dear)sir,(dear)mr. chairman,(dear)mr. premier,(my dear)mr. ambassador,your excellency(复数为excellencies)。
⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主,可以sir称呼,对女王、女皇和皇后等女性君主,可用madam称呼。有时也用your majesty称呼以表示。客气和尊敬your majesty可兼指男性和女性,其复数为your majesties.
⑦对王室成员,如太子、王子、亲王和公主等,一般可用(dear)sir或(dear)madam但在正式尊称时,一般用your highness (复数为highnesses)。
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