备用金，是企业财会部门为了便于日常零星开支（如差旅费、零星采购等）的需要，预付给企业内部各单位或职工个人备用的款项。
　　备用金的管理可采用非定额（一次性）管理和定额管理两种方式。非定额管理，是根据临时需要一次付给现金，使用后持有关原始凭证报销，报销时进行清算——多退少补；定额管理，是财会部门对经常使用备用金的部门核定定额，按定额拨付备用金，月底报销时补足现金，不清算，只要需要永远保留此定额。
　　（一）拨付
　　（业务2） 12月4日，供应部兰城因公出沈阳持经部门经理、财务主管、总经理审批后的借款单预支差旅费2 000元，出纳付给现金并在借款单上加盖“现金付讫”章。
　　拨付时，两种管理方式下的会计处理基本相同。借方一级科目均为“其他应收款”，只是明细上一般稍有差别：
　　1.非定额管理，借：其他应收款——×××人；
　　2.定额管理，借：其他应收款——备用金——×××人
　　贷方科目均为“库存现金”。
　　（二）报销（两种管理方式下不同）
　　1.差旅费（非定额）
　　（业务4） 12月6日，销售部曹军持经部门经理、财务主管等有关领导审批后的差旅费报销单及发票，报销公出广州差旅费856元，冲销上月预支款900元，余款44元缴回现金，开给收款收据1张。
　　1）原始凭证
　　所以必须给曹军开具收款收据：“收到曹军人民币玖佰元整￥900.00，事由：公出广州报销856元，退现金44元。”据以填制记账凭证。这一记账凭证的附件，虽然有8张，但只能算2张，其他6张作为原始凭证的附件处理。
　　2）账务处理程序
　　（1）根据原始凭证编制记账凭证（通用或收款）；
　　借：库存现金　　　　　　　44
　　　　管理费用——差旅费　　856
　　　　贷：其他应收款——曹军　　　900
　　如果报销920元，则
　　借：管理费用——差旅费　　920
　　　　贷：其他应收款——曹军　　　900
　　　　　　库存现金　　　　　　　　20
　　非定额管理方式下，原借款全部冲掉；票是多少，费用就是多少；钱没花完出纳收回，花的超过借支的再给员工补上。
　　（2）审核凭证；
　　（3）根据审核后的记账凭证登记现金日记账和明细账（注意记账凭证的记账符号“√”）；
　　（4）所有凭证登记到日记账、明细账、总账后，对账；
　　（5）发现错误更正；
　　（6）无错或更正完毕，结账（年结）。
　　2.办公费（定额）
　　（业务17） 12月15日，骆英持经部门经理、财务主管审批的发票等报销办公用品费共440.89元，出纳以现金补足定额备用金，并在发票上加盖“现金付讫”章。
　　实际工作中，应该附上购买前的请购单、报销时的报销单及发票。请购单、报销单中一定要有相关领导及经手人的签字。
　　借：管理费用等
　　　　贷：库存现金